JUST IN TIME DALAM TQM

BAB I

PENDAHULUAN

A.      LATAR BELAKANG

Sistem pemanufakturan tradisional mengatur skedul produksinya berdasarkan pada peramalan kebutuhan di masa yang akan datang. Padahal tidak seorangpun yang dapat memprediksi masa yang akan dating dengan pasti walaupun dia memiliki pemahaman yang sempurna tentang masa lalu dan memiliki insting yang tajam terhadap kecendrungan yang terjadi di pasar

Produksi berdasarkan prediksi terhadap masa yang akan datang dalam sistem tradisonal memiliki resiko kerugian yang lebih besar karena over produksi daripada produksi berdasarkan permintaan yang sesungguhnya. Oleh karena itu munculah ide Just In Time yang memproduksi apabila ada permintaan. Suatu proses produksi hanya akan memproduksi apabila diisyaratkan oleh proses berikutnya. Sebagai akibatnya pemborosoan dapat dihilangkan dalam skala besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Kedua hal tersebu menjadikan perusahaan lebih kooperatif. Tujuan utama Just In Time adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian biaya, peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman. Salah satu tujuan kita berbisnis adalah memproduksi barang baik produk maupun jasa yang berkualitas tinggi (quality) dan memuaskan pelanggan (customer satisfication), oleh sebab itu pemahaman dan implementasi Konsep JIT sangat diperlukan sebagai prasyarat utama. Berikut penjelasan mengenai just in time dalam makalah ini.

B. RUMUSAN MASALAH

1.      Jelaskan filosofi definisi just in time !

2.      Bagaimanakah prinsip dasar JIT ?

3.      Jelaskan manfaat JIT !

4.      Bagaimana Hubungan JIT dengan TQM ?

5.      Jelaskan produksi dengan konsep JIT ?

BAB II

PEMBAHASAN

A.      FILOSOFI DEFINISI JUST IN TIME ( JIT )

Just In Time (JIT) merupakan integrasi dari serangkaian aktivitasdesain untuk mencapai produksi volume tinggi dengan menggunakan minimum persediaan untuk bahan baku, WIP, dan produk jadi. Konsepdasar dari sistem produksi JIT adalah memproduksi produk yangdiperlukan, pada waktu dibutuhkan oleh pelanggan, dalam jumlah sesuai kebutuhan pelanggan, pada setiap tahap proses dalam sistem produksi dengan cara yang paling ekonomis atau paling efisien melalui eliminasi pemborosan (waste elimination) dan perbaikan terus – menerus (contionous process improvement).

Dalam system Just In Time (JIT), aliran kerja dikendalikan oleh operasi berikut, dimana setiap stasiun kerja (work station) menarik output dari stasiun kerja sebelumnya sesuai dengan kebutuhan. Berdasarkan kenyataan ini, sering kali JIT disebut sebagai Pull System (system tarik). Dalam system JIT, hanya final assembly line yang menerima jadwalproduksi, sedangkan semua stasiun kerja yang lain dan pemasok (supplier) menerima pesanan produksi dari subkuens operasi berikutnya. Dengan kata lain, stasiun kerja sebelumya (stasiun kerja 1 ) menerima pesananproduksi dari stasiun kerja berikutnya (stasiun kerja 2 ), kemudian memasok produk itu sesuai kuantitas kebutuhan pada waktu yang tepatdengan spesifiksai yang tepat pula. Dalam kasus seperti ini, stasiun kerja 2sering disebut sebagai stasiun kerja pengguna (using work station). Apabila stasiun kerja pengguna itu menghentikan produksi untuk suatu waktu tertentu, secara otomatis satisun kerja pemasok (supplying wotk station) akan berhenti memasok produk, karena tidak menerima pesanan produksi.

Dalam pengertian luas, JIT adalah suatu filosofi tepat waktu yang memusatkan pada aktivitas yang diperlukan oleh segmen-segmen internal lainnya dalam suatu organisasi.

JIT mempunyai empat aspek pokok sebagai berikut:

1.      Semua aktivitas yang tidak bernilai tambah terhadap produk atau jasa harus di eliminasi.Aktivitas yang tidak bernilai tambah meningkatkan biaya yang tidak perlu,misalnya persediaan sedapat mungkin nol.

2.      Adanya komitmen untuk selalu meningkatkan mutu yang lebih tinggi. Sehingga produk rusak dan cacat sedapat mungkin nol,tidak memerlukan waktu dan biaya untuk pengerjaan kembali produk cacat, dan kepuasan pembeli dapat meningkat.

3.      Selalu diupayakan penyempurnaan yang berkesinambungan (Continuous Improvement)dalam meningkatkan efisiensi kegiatan.

4.      Menekankan pada penyederhanaan aktivitas dan meningkatkan pemahaman terhadap aktivitas yang bernilai tambah.

JIT dapat diterapkan dalam berbagai bidang fungsional perusahaan seperti misalnya pembelian, produksi, distribusi, administrasi dan sebagainya.
Konsep Just In Time (JIT) adalah sistem manajemen fabrikasi modern yang dikembangkan oleh perusahaan-perusahaan terbaik yang ada di Jepang, sejak awal tahun 1970an, JIT pertama kali dikembangkan dan disempurnakan di pabrik Toyota Manufacturing oleh Taiichi Ohno, oleh karena itu Taiichi Ohno sering disebut sebagai bapak JIT, Konsep JIT berprinsip hanya memproduksi  jenis-jenis barang yang diminta (what) sejumlah yang diperlukan (How much) dan pada saat dibutuhkan (When) oleh konsumen.

Just In  Time (JIT) merupakan keseluruhan  filosofi dalam operasi manajemen dimana segenap sumber daya, termasuk bahan  baku dan suku cadang,  personalia, dan fasilitas dipakai sebatas  dibutuhkan. Tujuannya adalah untuk mengangkat produktifitas dan mengurangi pemborosan. 

Ada 7 (tujuh) jenis pemborosan disebabkan karena :

1.      Over produksi ( OverProduction )

2.      Waktu menunggu ( Waiting )

3.      Transportasi ( Transportation )

4.      Pemrosesan ( Process production )

5.      Tingkat persediaan barang ( Unnecessary Inventory )

6.      Gerak ( Unnecessary Motion )

7.      Cacat produksi ( Defects )

Sasaran utama JIT adalah menngkatkan produktivitas system produksi atau opersi dengan cara nenghilangkan semua macam kegiatan yang tidak menembah nilai bagi suatu produk.
Just in Time (JIT) mendasarkan pada delapan kunci utama, yaitu
:

·         Menghasilkan produk yang sesuai dengan jadwal yang didasarkan pada permintaan.

·         Memproduksi dengan jumlah kecil

·         Menghilangkan pemborosan danMemperbaiki aliran produksi

·         Menyempurnakan kualitas produk Orang-orang yang tanggap

·         Menghilangkan ketidakpastian Penekananan pada pemeliharaan jangka panjang.

Dalam pelaksanaan konsep JIT terdapat empat hal pokok yang harus dipenuhi :pertama, Produksi Just In Time (JIT), adalah memproduksi apa yang dibutuhkan hanya pada saat dibutuhkan dan dalam jumlah yang diperlukan. kedua, Autonomasi merupakan suatu unit pengendalian cacat secara otomatis yang tidak memungkinkan unit cacat mengalir ke proses berikutnya. ketiga, Tenaga kerja fleksibel, maksudnya adalah mengubah-ubah jumlah pekerja sesuai dengan  fluktuasi permintaan. keempat, Berpikir kreatif, inovatif serta selalu menerima masukan atau saran dari karyawan

Untuk mencapai empat konsep tersebut perlu diterapkan sistem dan metode sebagai berikut :

a.       Sistem kanban  untuk mempertahankan produksi Just In Time (JIT).

b.      Metode kelancaran dan kecepatan produksi untuk menyesuaikan diri dengan perubahan permintaan.

c.       Optimalisasi waktu penyiapan untuk mengurangi waktu pesanan produksi.

d.      Tata letak proses dan pekerja fungsi ganda untuk konsep tenaga kerja yang fleksibel.

e.       Aktifitas perbaikan lewat kelompok kecil (small group) dan sistem saran untuk meningkatkan skills    tenaga kerja.

f.       Sistem manajemen fungsional untuk mempromosikan pengendalian mutu ke seluruh bagian perusahaan

Sedangkan elemen-elemen Just In Time (JIT) adalah :

·         Pengurangan waktu set up

·         Aliran produksi lancar (layout)

·         Produksi tanpa kerusakan mesin

·         Produksi tanpa cacat

·         Peranan dan support operator produksi

·         Hubungan yang harmonis dengan pemasok

·         Penjadwalan produksi yang stabil dan terkendali

·         Sistem Kanban

B.            PRINSIP DASAR JUST IN TIME ( JIT )

Untuk mengaplikasikan metode JIT maka ada delapan prinsip yang harus dijadikan dasar pertimbangan di dalam menentukan strategi sistem produksi, yaitu:

1.       Berproduksi sesuai dengan pesanan Jadual Produksi Induk
Sistem manufaktur baru akan dioperasikan untuk menghasilkan produk menunggu setelah diperoleh kepastian adanya order dalam jumlah tertentu masuk. Tujuan utamanya untuk memproduksi finished goods tepat waktu dan sebatas pada jumlah yang ingin dikonsumsikan saja (Just in Time), untuk itu proses produksi akan menghasilkan sebanyak yang diperlukan dan secepatnya dikirim ke pelanggan yang memerlukan untuk menghindari terjadinya stock serta untuk menekan biaya penyimpanan (holding cost).

2.      Produksi dilakukan dalam jumlah lot (Lot Size)
Yang kecil untuk menghindari perencanaan dan lead time yang kompleks seperti halnya dalam produksi jumlah besar. Fleksibilitas aktivitas produksi akan bisa dilakukan, karena hal tersebut memudahkan untuk melakukan penyesuaian-penyesuaian dalam rencana produksi terutama menghadapi perubahan permintaan pasar.

3.      Mengurangi pemborosan (Eliminate Waste)
Pemborosan (waste) harus dieliminasi dalam setiap area operasi yang ada. Semua pemakaian sumber-sumber input (material, energi, jam kerja mesin atau orang, dan lain-lain) tidak boleh melebihi batas minimal yang diperlukan untuk mencapai target produksi.

4.      Perbaikan aliran produk secara terus menerus.
(Continous Product Flow Improvement) Tujuan pokoknya adalah menghilangkan proses-proses yang menimbulkan bottleneck dan semua kondisi yang tidak produktif (idle, delay, material handling, dan lain-lain) yang bisa menghambat kelancaran aliran produksi.

5.      Penyempurnaan kualitas produk (Product Quality Perfection)
Kualitas produk merupakan tujuan dari aplikasi Just in Time dalam sistem produksi. Disini selalu diupayakan untuk mencapai kondisi “Zero Defect” dengan cara melakukan pengendalian secara total dalam setiap langkah proses yang ada. Segala bentuk penyimpangan haruslah bisa diidentifikasikan dan dikoreksi sedini mungkin.

6.      Respek terhadap semua orang/karyawan (Respect to People)
Dengan metode Just in Time dalam sistem produksi setiap pekerja akan diberi kesempatan dan otoritas penuh untuk mengatur dan mengambil keputusan apakah suatu aliran operasi bisa diteruskan atau harus dihentikan karena dijumpai adanya masalah serius dalam satu stasiun kerja tertentu.

7.      Mengurangi segala bentuk ketidak pastian (Seek to Eliminate Contigencies)
Inventori yang ide dasarnya diharapkan bisa mengantisipasi demand yang berfluktuasi dan segala kondisi yang tidak terduga, justru akan berubah menjadi waste bilamana tidak segera digunakan. Begitu pula rekruitmen tenaga kerja dalam jumlah besar secara tidak terkendali seperti halnya yang umum dijumpai dalam aktivitas proyek akan menyebabkan terjadinya pemborosan bilamana tidak dimanfaatkan pada waktunya. Oleh karena itu dalam perencanaan dan penjadualan produksi harus bisa dibuat dan dikendalikan secara teliti. Segala bentuk yang memberi kesan ketidakpastian harus bisa dieliminir dan harus sudah dimasukkan dalam pertimbangan dan formulasi model peramalannya.

Ketujuh prinsip pelaksanaan Just in Time dalam sistem produksi di atas bukanlah suatu komitmen perusahaan yang diaplikasikan dalam jangka waktu pendek, melainkan harus dibangun secara berkelanjutan dan merupakan komitmen semua pihak dalam jangka panjang. Dalam jangka pendek, ada kemungkinan aplikasi Just in Time dalam sistem produksi justru akan menambah biaya produksi mengikuti konsekuensi proses terbentuknya kurva belajar.

Selain prinsip dasar just in time, berikut adalah urutan penerapan teknik just in time :

·         Menerapkan 5S – dasar untuk perbaikan: Dasar perbaikan ditempat kerja adalah konsep 5S yang terdiri dari Seiri (Pemilihan), Seiton (Penataan), Seiso (Pembersihan), Seiketsu (Pemantapan), dan Shitsuke (Kebiasaan).

·         Penerapan produksi satu potong untuk mencapai pengimbangan lini.

·         Pelaksanaan produksi ukuran lot kecil dan perbaikan metode penyiapan.

·         Penerapan operasi baku.

·         Produksi lancer dengan merakit produk sesuai dengan kecepatan penjualan

·         Autonomasi (“jidoka”)

·         Penggunaan kartu kanban.

C.  MANFAAT JUST IN TIME

a.       Waktu set-up gudang dapat dikurangi. Mengatur waktu secara signifikan berkurang dalam gudang yang akan memungkinkan perusahaan untuk meningkatkan bottom line mereka untuk melihat lebih banyak waktu efisien dan fokus menghabiskan di daerah lain. Aliran barang dari gudang ke produksi akan meningkat. Beberapa pekerja akan fokus pada daerah pekerjaannya untuk bekerja secara cepat. Arus barang dari gudang ke rak ditingkatkan. Memiliki karyawan difokuskan pada area-area tertentu dari sistem akan memungkinkan mereka untuk proses barang lebih cepat daripada harus mereka rentan terhadap kelelahan dari melakukan terlalu banyak pekerjaan sekaligus dan menyederhanakan tugas-tugas di tangan.
Pekerja yang menguasai berbagai keahlian digunakan secara lebih efisien. Karyawan yang memiliki multi-keterampilan yang digunakan lebih efisien. Hal ini akan memungkinkan perusahaan untuk menggunakan pekerja dalam situasi di mana mereka dibutuhkan bila ada kekurangan pekerja dan permintaan yang tinggi untuk produk tertentu.

d.      Penjadwalan produk dan jam kerja karyawan akan lebih konsisten. Konsistensi yang lebih baik dari penjadwalan dan konsistensi dari jam kerja karyawan yang mungkin. Hal ini dapat menghemat uang perusahaan dengan tidak harus membayar pekerja untuk pekerjaan tidak selesai atau bisa minta mereka fokus pada pekerjaan lain di sekitar gudang yang belum tentu dilakukan pada hari normal.
e.       Adanya peningkatan hubungan dengan suplyer. Peningkatan penekanan pada hubungan pemasok / suplyer dicapai. Tidak ada perusahaan yang ingin istirahat dalam sistem persediaan mereka yang akan menciptakan kekurangan pasokan sementara tidak memiliki persediaan duduk di rak-rak. Persediaan terus sekitar jam menjaga pekerja produktif dan bisnis terfokus pada omset. Memiliki manajemen berfokus pada pertemuan tenggat waktu akan membuat karyawan bekerja keras untuk memenuhi tujuan perusahaan untuk melihat manfaat dalam hal kepuasan kerja, promosi atau lebih tinggi bahkan membayar.

f.       Perputaran Persediaan. Kecepatan dengan perputaran terjadi melibatkan sumber daya perusahaan cair: tunai, akan ada peningkatan laba bersih. Semakin pendek selang waktu antara penerimaan bahan baku dan penggabungan dari mereka dalam proses manufaktur, semakin besar profitabilitas. Filosofi persediaan diputar pada merancang sistem persediaan yang sempurna memadukan dasar-dasar meminimalkan biaya dan memaksimalkan keuntungan. Fundamental ini adalah laki-laki, material dan mesin sering disebut 3ms operasi manufaktur atau persediaan, jika hasil seimbang baik dalam filsafat JIT bisa diterapkan.

Kecerdasan, lebih relevan berguna bahwa manajer keuangan di ujung jari mereka tentang bisnis mereka, pelanggan, pemasok atau mitra dan operasi mereka akan memotivasi organisasi mereka untuk membuat keputusan yang lebih baik dan meningkatkan keunggulan kompetitif mereka dengan menerapkan konsep JIT ke persediaan atau manufaktur . JIT merupakan suatu konsep yang dapat diterapkan pada banyak aspek dari bisnis selain persediaan atau manufaktur.
 Sebagai alat inventaris, dapat diawasi oleh manajer keuangan untuk memonitor biaya dalam rantai nilai. JIT merupakan paradigma baru dari strategi bisnis bergeser dari manajemen persediaan tradisional ke manajemen rantai pasokan berbasis web yang meningkatkan perputaran persediaan dan mengurangi memegang persediaan.

D.  HUBUNGAN JUST IN TIME ( JIT ) DENGAN TQM

Untuk mengimplementasikan JIT diperlukan adanya sistem total quality secara keseluruhan dalam organisasi. JIT mensyaratkan semua departemen dapat menanggapi kebutuhan-kebutuhannya. Apabila departemen produksi melaksanakan JIT, tetapi organisasi secara keseluruhan tidak mengupayakan TQM, maka personil departemen produksi akan menghadapi hambatan yang besar. Selain itu JIT juga mensyaratkan perubahan, sehingga sering kali timbul penolakan dari departemen uang memiliki komitmen untuk berubah. Kaizen atau perbaikan secara terus menerus selalu beriringan dengan Total Quality Management (TQM). Bahkan sebelum filosofi TQM ini terlaksana atau sebelum sistem mutu dapat dilaksanakan dalam suatu perusahaan maka filosofi ini tidak akan dapat dilaksanakan sehingga perbaikan secara terus menerus (Kaizen) ini adalah usaha yang melekat pada filosofi TQM itu sendiri. Sehingga Kaizen bisa juga merupakan suatu kesatuan pandangan yang komprehensif dan terintegrasi.

Kaizen adalah suatu istilah dalam bahasa jepang yang dapat diartikan sebagai perbaikan secara terus menerus (countinius improvement). Kaizen nerupakan suatu kesatuan pandangan yang komperhensif dan terintegrasi yang meliputi:

·                Berorientasi pada pelanggan.

·                Pengendalian mutu secara menyeluruh

·                Gugus kendali mutu

·                Sistem saran

·                Otomatisasi

·                Disiplin di temapt kerja

·                Pemeliharaan produktivitas secara menyeluruh

·                Penyempurnaan perbaikan mutu, tepat waktu tanpa cacat

·                Kegiatan kelompok-kelompok kecil hubungan kerja sama dengan manajer dan karyawan

·                Pengembangan produk baru

Kaizen mempunyai semangat mengadakan perbaikan secara terus-menerus dan berkesinambungan dengan berpedoman pada semangat, hari ini harus lebih dari hari kemarin dan hari esok harus lebih baik dari hari ini, tidak boleh ada hari tanpa ada perbaikan. Adapun hirarki dalam kaizen adalah:

a.       Manajemen Puncak Manajemen Madya Supervisor Karyawan
b.      Mengkomunikasikan kaizen sebagai strategi perusahaan
c.       Menyebarluakan dan mengimplementasikan sasaran kaizen sesuai penghargaan manajemen puncak melalui menyebarluaskan kebijakan
d.      Menggunakan kaizen dalam peranan fungsi
e.       Melibatkan diri dalam sistem sasaran dan aktivitas kelompok kecil

E. PRODUKSI DENGAN KONSEP JUST IN TIME ( JIT )

Produksi JIT adalah sistem penjadwalan produksi komponen atau produk yang tepat waktu, mutu, dan jumlahnya sesuai dengan yang diperlukan oleh tahap produksi berikutnya atau sesuai dengan memenuhi permintaan pelanggan.
Produksi JIT dapat mengurangi waktu dan biaya produksi dengan cara:

a.       Mengurangi atau meniadakan barang dalam proses dalam setiap workstation (stasiun kerja) atau tahapan pengolahan produk (konsep persediaan nol).
b.      Mengurangi atau meniadakan “Lead Time” (waktu tunggu) produksi (konsep waktu tunggu nol).
c.       Secara berkesinambungan berusaha sekeras-kerasnya untuk mengurangi biaya setup mesin-mesin pada setiap tahapan pengolahan produk (workstation).
d.      Menekankan pada penyederhanaan pengolahan produk sehingga aktivitas produksi yang tidak bernilai tambah dapat dieliminasi.

Perusahaan yang menggunakan produksi JIT dapat meningkatkan efisiensi dalam bidang:
a.       Lead time (waktu tunggu) pemanufakturan
b.      Persediaan bahan, barang dalam proses, dan produk selesai
c.       Waktu perpindahan
d.      Tenaga kerja langsung dan tidak langsung
e.       Ruangan pabrik
f.       Biaya mutu
g.      Pembelian bahan
            Penerapan produksi JIT dapat mempunyai pengaruh pada sistem akuntansi biaya dan manajemen dalam beberapa cara sebagai berikut:
a.       Ketertelusuran langsung sejumlah biaya dapat ditingkatkan.
b.      Mengeliminasi atau mengurangi kelompok biaya (cost pools) untuk aktivitas tidak langsung.
c.       Mengurangi frekuensi perhitungan dan pelaporan informasi selisih biaya tenaga kerja dan overhead pabrik secara individual.
d.      Mengurangi keterincian informasi yang dicatat dalam “work tickets”.

BAB III

PENUTUP

A.           KESIMPULAN

Dalam menangani tingginya biaya, menurunnya laba, dan menajamnya persaingan telah mengakibatkan perusahaan mencari cara-cara untuk merampingkan kegiatan usaha mereka dan mengumpulkan lebih banyak data akurat untuk tujuan pengambilan keputusan. Oleh karena itu muncullah ide Just In Time (JIT) yang hanya memproduksi apabila ada permintaan. Akibatnya pemborosan dapat dihilangkan dalam skala besar, yaitu berupa perbaikan kualitas dan biaya produksi yang lebih rendah. Tujuan utama JIT adalah untuk meningkatkan laba dan posisi persaingan perusahaan yang dicapai melalui usaha pengendalian biaya,peningkatan kualitas, serta perbaikan kinerja pengiriman.

Prinsip dasar JIT adalah meningkatkan kemampuan secara terus-menerus untuk merespon perubahan dengan meminimisasi pemborosan. Ada empat aspek pokok dalam sistim JIT yaitu :

ü      Menghilangkan semua aktivitas atau sumber-sumber yang tidak memberikan nilai tambah terhadap produk.

ü      Komitmen terhadap kualitas prima.

ü      Mendorong perbaikan berkesinambungan untuk meningkatkan efisiensi.

ü      Memberikan tekanan pada penyederhanaan aktivitas dan peningkatan visibilitas yang memberikan nilai tambah.

DAFTAR PUSTAKA

Tjiptono, Fandi dan Diana Anastasia. Total Quality Management, Yogyakarta:

Andi Offset, 1994.

Mulyadi, Akuntansi Manajemen, Ed. 5, Jakarta : Salemba Empat, 1999.

Simamora, Henri, Akuntansi Manajemen, Jakarta : Salemba Empat, 1999.

Deakin, Maher, Akuntansi Biaya, Ed. 4, Jakarta : Erlangga, 1996.

Gayle, Raybun, Akuntansi Biaya Dengan Menggunakan Pendekatan Manajemen

 Biaya, Ed. 6, Yokyakarta : Erlangga, 1999.

Milton, F. Usry, Akuntansi Biaya Perencanaan dan Pengendalian, Yogyakarta :

 Erlangga, 1999.